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Warenwirtschaftssystem in der EDV

Warenwirtschaft: Die Definition

Die recht wissenschaftliche Definition einer Warenwirtschaft sieht lt. Wikipedia so aus: "Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) stellt das immaterielle und abstrakte Abbild der warenorientierten dispositiv, logistisch und abrechnungsbezogenen Prozesse für die Durchführung der Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmens dar. Der Begriff Warenwirtschaft (auch Wawi) wird im Zusammenhang mit Software verwendet, welche diese Lösungen bereitstellt." Im Klartext bedeutet das, Sie behalten mittels einer speziell entwickelten Software den Überblick über die Warenbewegungen in Ihrem Unternehmen und die daraus resultierenden Ergebnisse.

Die Anschaffung einer Software, speziell einer Warenwirtschaftssoftware, ist jedoch immer mit Kosten, oft auch mit Unruhephasen im Unternehmen verbunden - sei es, dass die zugesicherten Eigenschaften nicht vollständig vorhanden sind, sei es, dass Ihre Mitarbeiter eine Umstellung auf eine neue Arbeitsweise scheuen und daher die holperige Einführungsphase verlängern. Wo liegt also der Mehrwert für Sie, für Ihr Unternehmen?

Warenwirtschaft: Der Nutzen

Ein funktionsfähiges und durchdachtes Warenwirtschaftssystem vereinfacht die täglichen Arbeitsabläufe. Sie sorgt für absolute Transparenz über die gegenwärtigen und vergangenen Prozesse innerhalb des Unternehmens. Im günstigsten Fall ermöglicht sie einen prognostischen Blick auf kommende Perioden und unterstützt dadurch die Realisierung unternehmerischer Ziele.

Ein gutes Warenwirtschaftssystem trägt zur Steigerung der Produktivität bei und schafft bei Ihren Mitarbeitern wertvolle Ressourcen an Arbeitszeit, die beispielsweise in andere Unternehmensbereiche (Vertrieb, Marketing, Produktentwicklung) einfließen können. Was aber gehört nun zu einer Warenwirtschaft? Und weiter, was gehört darüber hinaus zu einer guten Warenwirtschaft?

Warenwirtschaft: Die Basisausstattung
  • Die Auftragsabwicklung beinhaltet üblicherweise das Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie Gutschriften: darüber hinaus können Sie Anzahlungs- und Proformarechnungen, Interne Aufträge und Versandpapiere und Stornobelege erstellen.
  • Ebenso findet sich in nahezu jedem Warenwirtschaftssystem ein CRM-Modul (Customer Relationship Management). Schön, wenn auch eine Dokumentenverwaltung damit einhergeht! Mit CRM überblicken Sie alle Vorgänge mit Ihren Kunden oder Lieferanten auf Knopfdruck.

Untrennbar von der Auftragsabwicklung ist die Materialbeschaffung. Hier sollten Sie die Möglichkeit haben, aufgrund der in der Auftragsabwicklung erfassten Daten einen Bestellvorschlag zu erstellen, der sowohl die Mindestmengen als auch den zukünftigen Warenbestand (Summe aus Lagerbestand plus offene Bestellungen minus nicht gelieferte Aufträge) berücksichtigt. Vielleicht können Sie sogar bei der Warenbestellung Produkte für bestimmte Aufträge reservieren?

Für die termingerechte Auslieferung ist es hilfreich, überfällige Lieferungen anmahnen zu können. Der Kreislauf der Beschaffung schließt sich mit dem Erfassen des Wareneingangs, mit oder ohne vorherige Bestellung.

  • In der Lagerwirtschaft sollten Sie unterschiedliche Lager und Lagerstandorte verwalten und gleichzeitig Ihrer Warenbestände pro Lager ersehen können. Auswertungen über Mindest- und Meldebestände sowie Durchschnittspreis oder Umschlagshäufigkeit müssen Ihnen zur Verfügung stehen. Stichtagsbezogene oder permanente Inventuren gehören genauso zu einer Warenwirtschaft wie das Verbuchen von Bestandsveränderungen oder des Eigenverbrauches.
  • Schließlich darf auch in keinem Warenwirtschaftssystem das Controlling fehlen! So zum Beispiel Deckungsbeitragsübersichten, vorläufige Gewinn- und Verlustrechnungen, Umsatz- und Angebotsstatistiken, nach unterschiedlichsten Kriterien erstellt, Listen über Umsatzträger und Ladenhüter und so weiter und so fort...
  • Im Allgemeinen gibt es schließlich noch die Möglichkeit, über die Kontrolle und Dokumentation des Zahlungsverkehrs eine Offene-Posten-Verwaltung zu generieren bei gleichzeitiger Möglichkeit, überfällige Zahlungen anzumahnen.
Warenwirtschaft: Die Erweiterungen
  • Geben Sie Ihre Produkte zur weiteren Verarbeitung an Dritte weiter und möchten daher diesen Veredelungsprozess abbilden? Dann müssen Sie den veränderten Artikel und den dadurch veränderten Warenwert richtig erfassen können und auch zum Stichtag wissen, welche Warenbestände gerade bei Ihrem Veredeler lagern.
  • Vielleicht müssen Sie in bestimmten Intervallen Maschinen beim Kunden warten und hätten dazu gerne eine Übersicht, damit Sie Ihre Kunden rechtzeitig auf den Wartungstermin aufmerksam machen können? Dadurch verbessern Sie Ihren Service und erhöhen Ihren Umsatz!
  • Eventuell kommen Ihre Produkte vom Kunden auch dann und wann zu Ihnen zurück, müssen repariert, instandgesetzt oder zurück zum Vorlieferanten geschickt werden? Hier hilft Ihnen eine Reparaturverwaltung, die eine unkomplizierte Abwicklung dieser Vorgänge ermöglicht.
  • Wenn Ihr Servicepersonal sich ständig bei Ihren Kunden tummelt, dort aufbaut, einrichtet, installiert, montiert oder schult - mit der Serviceeinsatzplanung haben Sie alles im Griff, vermeiden Leerlaufzeiten und ersparen Ihrem Kunden unnötige Wartezeiten.
  • Und auch, wenn Sie Produkte verleihen oder kostenpflichtig vermieten, zum Kennenlernen oder als Austauschgerät - Sie sollten wissen, in wessen Besitz sich gerade dieser oder jener Artikel befindet oder ob die vereinbarte Leihdauer nicht bereits überschritten wurde!
  • Es ist im Übrigen auch überaus angenehm, wenn Sie Ihre Termine aus Outlook einfach in die Terminplanung Ihrer Warenwirtschaft per Mausklick übertragen können. Laden Sie Ihre Kollegen kollektiv oder selektiv zu einem Meeting ein, weil Sie sehen, wer Urlaub hat oder aus anderen Gründen nicht anwesend sein kann.
  • Eine Produktionssteuerung geht zwar über ein reines Warenwirtschaftssystem hinaus, wird aber dennoch von immer mehr Unternehmen gewünscht.
  • Oft bieten Warenwirtschaftssysteme Schnittstellen zum Barverkauf. Besser, wenn Sie direkt aus Ihrem Warenwirtschaftssystem heraus für die verschiedene Kassen die benötigten Kassenjournalen abrufen können.
  • Weitere Schnittstellen gibt es zu Finanzbuchhaltungen, DATEV, Elster, Web-Shops, Krankenkassen u.a.
Warenwirtschaft: Die Optimierung

Stillstand ist Rückschritt!
Kein unbekanntes Wort, aber wie setzt man es zielorientiert in die Praxis um?

  • Optimieren Sie Ihren aktiven Vertrieb mit einem effizienten Vertriebsmanagement - sei es mittels Telefonakquise, Mailingaktionen, Newsletterversand etc etc.
  • Bauen Sie eine professionelle Kontaktkette zu Ihren Kunden auf! Vermerken Sie seine speziellen Interessen und Bedürfnisse, damit Sie nicht an seinen Wünschen vorbei argumentieren. Und vergessen Sie nicht, Ihre etwas "trägeren" Kunden regelmäßig daran zu erinnern, dass Ihr bewährtes Unternehmen für ihre Belange der richtige Ansprechpartner ist!
  • Telefonieren Sie aus Ihrer Warenwirtschaftssystem heraus mit einem Mausklick! Nutzen Sie die Rufnummernidentifizierung des Telefonmanagements (CIT), um im Vorfeld zu erkennen, wer da gerade für wen anruft. Leiten Sie Gesprächsnotizen an Ihren Kollegen über Ihre Warenwirtschaft weiter, tragen Sie die Aufträge direkt in das System ein oder greifen Sie automatisch auf die Historie des Anrufers zu.
  • Und zu guter Letzt wird Ihr Warenwirtschaftssystem mit einer Finanzbuchhaltung doch erst richtig rund. Keine Vorkontierung mehr, die gewünschten Auswertungen tagesaktuell und jederzeit verfügbar!
Warenwirtschaft: Die Perfektionierung

Nun sind wir fast am Ende angekommen. Aber um zu erläutern, was zu einer guten Warenwirtschaft gehört, bitten wir noch um ein wenig Ihrer Aufmerksamkeit! Dass DAM Warenwirtschaftssystem durch intuitive Menüführung, ausgesprochene Bedienerfreundlichkeit und enorme Flexibilität überzeugt, ist eigentlich selbstverständlich.

Nur, was ist mit Ihren Belangen, die wir hier nicht angesprochen haben, weil sie in einem herkömmlichen Warenwirtschaftssystem nicht realisiert werden? Ganz einfach: wir realisieren Ihre Vorstellungen und Wünsche gerne! Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, für jeden Kunden sein persönliches, auf seine Bedürfnisse zugeschnittenes Warenwirtschaftssytem zu entwickeln. Erst dann und nur dann entsteht ein gutes Warenwirtschaftsystem, weil es Ihr Warenwirtschaftsystem ist!

Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns gemeinsam dieses Ziel erreichen!

Wir freuen uns auf Sie!

 
04.07.2013
Barverkauf in neuem Gewand
Barverkauf in neuem GewandRichtig: hier gab es schon lange keine neuen nennesnwerten Entwicklungen mehr - aber bevor das Jahr zu Ende geht, gibt es noch ein kleines Verbesserungsfeature für alle, die das Modul Barverkauf nutzen:Optisch ein wenig ... weiter
 
Barverkauf in neuem Gewand

NEU!!! Automatische Email-Archivierung in DAM

Die DAM-Zeiterfassung

Neue Leihstellungsübersicht in DAM

Angebote und Auträge mit Festpreisfunktion

Prüfabfrage zur Mehrwertsteuer

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Updates der DAM Buchhaltung

DAM Update 10.1.0.2

DAM Update 10.0.9.9

DAM News zum Terminkalender

DAM - FAQ Korrektur!!!

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DAM Update 10.1.0.7

DAM Update 10.1.0.0

DAM Update auf 10.0.9.7

DAM Update auf 10.0.0.4

DAM Update auf 9.9.9.5

DAM Update auf 9.9.7.4

DAM Update auf 9.9.6.1

DAM Update auf 9.9.5.6

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